Gut geplant ist halb gemacht
Letzte Woche haben wir darüber berichtet, wie ihr euch im Team zusammenfindet und welche Phasen ihr dort möglicherweise durchlauft.
Neben den Phasen der Gruppendynamik, welche ebenfalls darüber entscheiden, wie erfolgreich euer Projekt ist, gibt es allgemeine Projektphasen. Ein allgemeines Grundverständnis wie die Projektphasen aussehen sollen und wie ihr euer Projekt erfolgreich managen könnt, schadet nicht. Speziell wenn ihr eine erfolgreiche Crowdfunding-Kampagne durchführen wollt, die etwas mehr bewirken soll. Deshalb gibt es heute von uns kompaktes Projektmanagement-Wissen, was über die Organisation des Geburtstages vom besten Freund hinausgeht.
Meilensteine
Ganz wichtig ist es, sich Zwischenziele zu setzen. Wenn ihr nur das eine ganz große Ziel am Ende kennt, erreicht ihr das womöglich nicht. Denn am Ende ist die Zeit immer zu knapp und das Ziel dann doch größer, als es anfangs ausgesehen hat. Zwischenziele, auch Meilensteine genannt, sind daher eine gute Möglichkeit, das große Ganze auf viele kleine Schritte aufzuteilen.
Im Vorfeld solltet ihr also diese Meilensteine klar benennen und auch ganz klar terminieren. Regelmäßige Kontrolle, ob ihr diese erreicht habt und somit noch im Zeitplan seid verstehen sich von selbst.
Wie so ein Meilenstein-Plan aussieht könnt ihr in der Grafik unten sehen.
Quelle: Projekte leicht gemacht
So ein Meilenstein-Plan kann ganz einfach gestaltet sein oder viele weitere Details beinhalten. So ist es besonders bei größeren Projekten mit vielen Menschen hilfreich, den Namen der entsprechenden Verantwortlichkeiten dazuzuschreiben. Eventuell lohnt es sich dann auch, diese Meilensteine noch weiter zu unterteilen.
Projektstrukturplan (PSP)
Wenn die Pläne größer werden und die Darstellung der Arbeitsschritte mithilfe der Meilensteine nicht mehr ausreichen, hilft ein sogenannter Projektstrukturplan (kurz PSP). Da Grundprinzip davon seht ihr in dieser Abbildung.
Quelle: Projekte leicht gemacht
Der PSP dient dazu, große Arbeitspakete systematisch zu untergliedern und konkrete Arbeitspakete zu formulieren. Soll beispielsweise ein Ausstellungskatalog erstellt werden, könntet ihr dieses Projekt so strukturieren:
Quelle: kulturmanagement
Diese Pakete beinhalten oft auch ein konkretes Start & Enddatum und eine klare Verantwortlichkeit. Teilweise macht es auch Sinn, den Meilensteinplan und den PSP parallel zu verwenden. Dann wird der Meilensteinplan nur für eine grobe Übersicht aktueller Arbeitsprozesse genutzt und der PSP dient als eine Erweiterung dazu. Mit dem PSP können dann auch die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Paketen klarer dargestellt werden können.
GANTT oder gar nicht?!?
Richtig professionell werdet ihr dann mit dem sogenannten GANTT-Plan. Ein GANTT-Plan ist sozusagen die Weiterentwicklung des vorab Beschriebenen und sieht dann in einfacher Version so aus:
Quelle: template
So ein GANTT-Plan lässt sich beliebig erweitern. So lassen sich zwischen dem Aufgabentitel und dem Zeitplan auch noch das Anfangs- und Enddatum eintragen, sowie die geplanten und tatsächlich gebrauchten Tage. Werden diese überschritten, solltet ihr überlegen, wie ihr die anderen Schritte danach in kürzerer Zeit (oder durch mehr Unterstützung von außen) bewältigen könnt. Plant deshalb für die verschiedenen Schritte immer genügend Puffer ein. Denn so wie am Reißbrett geplant laufen Projekte wirklich nur in den seltensten Fällen.
Scrum, Kanban und Anderes aus Aladins Wunderlampe
Neuerdings ist agiles Projektmanagement in aller Munde. Bei diesen Methoden wird Projektmanagement nicht als ein stringentes Abhandeln eines linearen Prozesses betrachtet. Stattdessen werden Projekte als etwas sich ständig Veränderndes, also etwas „Agiles“ betrachtet und deshalb auch so angegangen.
Auf der Basis dieses Gedankens entstehen in letzter Zeit immer mehr Methoden, die besonders in der IT-Szene aufgrund des schnellen Wandels immer populärer werden. Zu diesen Methoden zählen unter anderem Scrum und Kanban. Bei diesen Methoden durchläuft ein Team in einer gewissen Zeit einen Prozess – eine sogenannte „Schleife“. Bei Scrum sind dies meistens 2-4 Wochen, in denen das Team vorab besprochene Schritte innerhalb dieser „Schleife“ abarbeitet. In der vierten Woche setzten sie sich dann zusammen, reflektieren und planen die nächste „Schleife“. Veränderte Rahmenbedingungen oder Projektanforderungen können so schneller und besser berücksichtigt werden.
Projektmarathon Crowdfunding?
Wenn ihr eure Crowdfunding-Kampagne plant, ist es sicherlich hilfreich, die ein oder andere Projektmanagement-Methode im Hinterkopf zu haben. Besonders wenn das Chaos groß und die Zeit knapp ist, helfen solche Methoden dabei, den Überblick zu bewahren.
Natürlich macht es Sinn, nicht erst auf diesen Chaosmoment zu warten, sondern sich bereits vorher im Team entsprechend zu organisieren. Legt also rechtzeitig fest, wie und mit welchen Zwischenschritten ihr euer Ziel erreichen wollt und wer für was konkret verantwortlich ist. Diese Absprachen zu visualisieren und regelmäßig zu überprüfen schafft Klarheit und verhindert Konflikte. Entweder ihr macht diese Visualisierungen mit der Hand in euerm Teamraum (ein solcher Teamraum lohnt sich ungemein!), oder ihr arbeitet ganz „smart“ – vielleicht sogar über Distanzen hinweg – online an so einer Darstellung.
Wie ihr euch auch immer organisiert und wie professionell ihr das Ganze betreibt: Verliert dabei nie das große Ganze und euer gemeinsames Ziel aus den Augen. Und das sollte neben tausend Projektstrukturplänen und Meilensteinen-Urwäldern sicherlich auch immer das Gefühl sein „gemeinsam etwas richtig tolles auf die Beine zu stellen“ – die Betonung liegt hier auf „gemeinsam“. 🙂